Comment organiser une réunion des adhérents

Mis à jour : Décembre 2022

 

Un des piliers de la vie régionale de la Demeure Historique est le contact avec les adhérents.

La Demeure Historique informe, représente et accompagne les propriétaires-gestionnaires de monuments et jardins historiques privés.

La mission principale du délégué est d’informer les adhérents, que ce soit à l’occasion des échanges interpersonnels ou de réunions, sur :

• le rôle et la composition de l’équipe du siège ainsi que ceux des délégués et référents, qui connaissent les particularités de leur territoire ;
• l’existence de la lettre d’actualité mensuelle, la possibilité pour tous de s’y inscrire et la nécessité de la lire ;
• les ressources disponibles sur le site Internet de la Demeure Historique en distinguant les informations générales et les informations réservées aux adhérents, ainsi que les modalités de connexion (identifiant : adresse mail ; mot de passe : numéro d’adhérent)
• l’intérêt de participer aux formations ;
• les spécificités locales résultant de projets portés localement (Passeport des Demeures Historiques® par exemple) ou de contacts privilégiés avec les interlocuteurs locaux.

Pour chaque réunion, la convivialité doit être de mise, mais pas au détriment de ce rôle d’accompagnement et d’information de la Demeure Historique pour la gestion quotidienne des monuments.

 

POINTS ESSENTIELS À RETENIR

Vos contacts

• Axelle d’Oustrac Hommell, chargée de mission « Coordination, animation et développement de la vie régionale » : axelle.hommell@demeure-historique.org
• Emma Tasoghi : delegations@demeure-historique.org

Conseil : dans la mesure du possible et pour une organisation sereine, il est essentiel d’anticiper. Les réponses des « officiels » peuvent prendre du temps, et sont souvent nécessaires pour établir l’ordre du jour et lancer les invitations.

4 à 2 mois avant la réunion

Anticiper la date, le lieu, la rédaction de l’ordre du jour et la liste des personnalités – avec Axelle d’Oustrac Hommell

2 à 1 mois avant la réunion

Finaliser l’ordre du jour – avec Axelle d’Oustrac Hommell.
Rédiger une invitation – avec Axelle d’Oustrac Hommell
Envoi des invitations – soit par le délégué et donc demander la liste à jour des adhérents de votre délégation (à Emma Tasoghi), soit par le siège de la Demeure Historique (via Emma Tasoghi)

1 mois à 15 jours avec la réunion

Relancer les adhérents (peut être faire par mail via Emma Tasoghi)

Après la réunion

Envoyer le compte rendu, la liste des invités présents et les photos – à Axelle d’Oustrac Hommell

 

CALENDRIER – ÉTAPES DE L’ORGANISATION

4 à 2 mois avant la réunion

Prévenir obligatoirement Axelle d’Oustrac Hommell, afin de :

• Fixer une date et prévoir, selon le contexte, la présence d’un administrateur et d’une personne du siège
• Contacter les personnalités invitées, ainsi que les éventuels intervenants – rôle du délégué
• Établir l’ordre du jour prévisionnel, en lien avec les sujets d’actualité ou sur un thème précis – rôle du délégué et du siège
• Procéder à l’envoi d’un mail « Réserver la date » – soit par le délégué et donc demander la liste à jour des adhérents de votre délégation (à Emma Tasoghi), soit par le siège de la Demeure Historique (via Emma Tasoghi) : le lieu, le format de la réunion (déjeuner ? demi-journée ?) et un ordre du jour prévisionnel devront être annoncés dans le mail
• Déterminer un budget (allocation annuelle par région historique : 1 500 € sur justificatifs)
  Le délégué régional devra en être informé afin de contrôler les dépenses de l’ensemble de la délégation – Pour connaître l’état du budget, demander à Emma Tasoghi
• Procéder aux règlements d’acomptes éventuels (location, restauration, etc.)
• Définir le nom des invités et des intervenants

Prospection
Dès que la date de réunion est fixée, le siège vous envoie votre liste des prospects.

2 à 1 mois avant la réunion

Le délégué, en relation Axelle d’Oustrac Hommell, doit :

• Finaliser l’ordre du jour
• Rédiger un mail définitif d’invitation et préciser la date limite de réponse
• Définir, le cas échéant, le montant de la participation par personne, et qui centralise les règlements (le délégué ou le siège)
• Envoyer l’invitation par mail – via Emma Tasoghi
  Dans le cas d’une réunion régionale, l’invitation pourra être envoyée par courrier postal, à la demande du délégué

Prospection
Par principe, des prospects doivent être invités à toutes les réunions. Toutefois, afin de pouvoir organiser sereinement cette prospection, seules les réunions prévues 6 semaines minimum à l’avance sont concernées. Il est possible d’inviter les prospects :

• soit par courrier – par le siège : idéalement, l’envoi des invitations aux prospects s’effectue par courrier, sur la base d’un fichier élaboré en concertation avec le délégué.
  Afin de gagner en efficacité, l’envoi est effectué en 1 seule fois. Compte tenu des délais de routage, cet envoi doit être effectué au moins 4 semaines à l’avance, ce qui suppose que le programme définitif de la journée soit finalisé avant cette échéance. Après cette échéance, seul les envois par mail sont possibles (voir point suivant).
• soit par mail – par le délégué : les adresses mails sont peu renseignées sur le fichier national et l’envoi d’un mailing général (non personnalisé) s’avère peu efficace.
  Si le délégué souhaite envoyer les invitations aux prospects par voie numérique, il lui appartient de procéder à ces envois depuis sa boîte mail, de façon personnalisée et sur la base des informations dont il dispose.
  Un modèle de message d’invitation des prospects peut être demandé – à Emma Tasoghi.

Dans tous les cas, une relance par téléphone du délégué (ou quelqu’un de la délégation) est préconisée.

DANS TOUS LES CAS, COORDONNEZ-VOUS AVEC LE SIÈGE, votre 1^er interlocuteur étant Axelle d’Oustrac Hommell.

15 jours avant la réunion

Le délégué :

• Fait un point sur les inscriptions
• Détermine le matériel nécessaire (voir liste ci-dessous) et organise son acheminement sur place, notamment les plaques Demeure Historique à remettre aux nouveaux adhérents (et vérifie que ceux-ci souhaitent l’apposer sur leur monument)

Une relance par mail peut être effectuée par le siège, à la demande du délégué.

Après la réunion

Envoyer un récapitulatif succinct (en précisant le nombre d’invités et celui de présents) de la réunion ainsi que la liste d’émargement des participants (adhérents et prospects) – à Axelle d’Oustrac Hommell

Un compte rendu des échanges peut être mis à disposition des adhérents sur la page de la délégation sur le site Internet de la Demeure Historique.

Afin d’alimenter notre site internet ou la revue, il est utile de prendre des photos pendant la réunion, en veillant à ce qu’elles soient en haute définition.

 

TYPES ET FRÉQUENCES DES RÉUNIONS

Quatre types de réunions peuvent être organisées au sein d’une délégation :

• La réunion Grande Région : annuelle ou tous les deux ans
  (Auvergne-Rhône-Alpes, Bourgogne-Franche-Comté, Grand-Est, Hauts-de-France, Normandie, Nouvelle-Aquitaine, Occitanie)
• La réunion Région Historique autonome : annuelle
  (Bretagne, Centre-Val de Loire, Corse, Île-de-France, Pays de la Loire, Provence-Alpes-Côte d’Azur)
• La réunion Région Historique faisant partie d’une Grande Région : annuelle ou tous les deux ans
  (Alsace, Aquitaine, Auvergne, Basse-Normandie, Bourgogne, Champagne-Ardenne, Franche-Comté, Haute-Normandie, Languedoc-Roussillon, Limousin, Lorraine, Midi-Pyrénées, Poitou-Charentes, Picardie, Nord-Pas-de-Calais, Rhône-Alpes)
• La réunion départementale : annuelle ou tous les deux ans
  

Il est important que les adhérents d’une région soient invités au moins à une réunion de la Demeure Historique par an (soit départementale, soit régionale). Il est donc utile dans la mesure du possible d’intercaler les réunions départementales ou régionales, d’où l’importance d’une bonne coordination au sein de la délégation, sous la houlette du délégué régional et en lien avec Axelle d’Oustrac Hommell.

La régularité des réunions varie selon le nombre d’adhérents d’un département ou d’une région :

• Peu d’adhérents dans un département : opter pour une réunion « région historique » ou inter-départemantale. Cela induira un auditoire plus important, indispensable si un acteur public (DRAC, Région, ABF) est invité à la réunion
• Nombreux adhérents dans un département : opter pour une réunion départementale régulière, en invitant les prospects, l’ABF, le conseil départemental, etc.

 

FORMAT DES RÉUNIONS

• Réunion Grande Région (Auvergne-Rhône-Alpes, Nouvelle-Aquitaine, etc.) :
  • Elle regroupe en général entre 80 et 150 personnes
  • Le délégué régional s’entoure de ses délégués régions historiques pour organiser la réunion
  • Le lieu doit être géographiquement central, idéalement prêté (sinon loué) afin de proposer une contenance suffisante
  • La réunion se déroule sur une journée complète, avec un déjeuner (payant sauf invités)
• Réunion Région Historique (Bretagne, Lorraine, etc.):
  • Elle regroupe en général entre 50 et 80 personnes
  • Le délégué régional historique s’entoure de ses délégués départementaux, en particulier celui du département où a lieu la réunion
  • Le lieu doit permettre de découvrir un monument historique privé adhérent ; une visite du lieu, en lien avec la thématique de la réunion (travaux, activité économique ou culturelle, etc.) sont à privilégier
  • La réunion peut se dérouler sur une demi-journée ou une journée complète avec déjeuner (si cela est possible) payant
  • Elle laisse la place aux questions éventuelles
• Réunion départementale (ou bi-départementales):
  • Elle regroupe entre 15 et 50 personnes
  • Elle permet une approche personnalisée des prospects invités
  • Elle se tient dans le monument historique du délégué ou d’un adhérent
  • Elle peut se dérouler sur une demi-journée ou même sur 2h, en fin de journée
  • Elle permet un contact privilégié avec les services de l’UDAP (ABF, ingénieurs etc)

 

CONTENU DES RÉUNIONS

En règle générale, les réunions se déroulent en 3 temps :

• Un temps réservé à l’information sur le rôle et les actions de la Demeure Historique (siège et région/département), et sur l’actualité, présenté soit par le délégué, soit par la personne du siège présente
• Un temps réservé aux thématiques de l’ordre du jour et aux intervenants, avec illustration dans le lieu de réunion (travaux, etc.).
  Pour les réunions départementales, une visite du monument peut être suffisante, à condition qu’il s’agisse d’une visite « technique » par le propriétaire ou une visite de chantier.
• Un temps de convivialité, afin de favoriser les échanges (visite, cocktail, etc.) Cependant, selon le nombre de présents, ce schéma peut varier.

Les thématiques

Elles peuvent être soit :

• Liées à l’actualité
• Choisies parmi les « classiques » de la gestion d’un monument historique (travaux, financements, procédures, etc.), selon les invités et les intervenants
• Proposées par un référent thématique de la région : jardins et parcs, mécénat, transition écologique, transmission, etc.

Les invités et intervenants

L’ensemble des délégués et des référents thématiques de la région doit être invité, quelle que soit le format de la réunion. Il est recommandé de les prévenir dès que la date est fixée. Inviter, dans la mesure du possible :

• Réunions Grandes Régions et Régions Historiques autonomes :
  • Les représentants de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) : le directeur, le responsable du Pôle Patrimoines et/ou le conservateur régional des monuments historiques (CRMH)
  • Le préfet de région
  • Selon les cas, certains élus ou fonctionnaires responsables de la politique du patrimoine au sein du Conseil régional
  • Les députés et sénateurs
  • Le délégué régional au tourisme (CRT)
  • Les services de la Gendarmerie nationale
  • La presse régionale (s’assurer en ce cas que le nom de la Demeure Historique soit bien cité)

• Réunions Régions Historiques appartenant à une Grande Région:
  • Un ou plusieurs architectes en chef des monuments historiques territorialement compétents
  • Un ou plusieurs architectes des Bâtiments de France
  • Les députés et sénateurs
  • Les services de la Gendarmerie nationale
  • La Presse régionale (s’assurer en ce cas que le nom de la Demeure Historique soit bien cité)

• Réunions départementales :
  • L’ABF ou service de l’UDAP
  • Le président du Conseil départemental, ou élus ou fonctionnaires responsables de la politique du patrimoine
  • Le délégué départemental du tourisme (CDT)
  • L’office du tourisme
  • Le député, le sénateur
  • Le maire du village où a lieu la réunion
  • La Presse locale (s’assurer en ce cas que le nom de la Demeure Historique soit bien cité)

 

MATÉRIEL ET DOCUMENTS À PRÉVOIR

Le jour de la réunion :

• Liste des participants pour pointage et feutres
• Badges délégués
• Plaquettes de présentation de la Demeure Historique à remettre – Demander au siège
• Bulletins d’adhésion à proposer – À imprimer (à retrouver dans « Gestion de la délégation et développement »)
• Bulletins d’abonnement à la revue Demeure Historique à proposer – À imprimer (à retrouver dans « Gestion de la délégation et développement »)
• Exemplaires de la revue Demeure Historique (intervenants, prospects) – Demander au siège
• Plaques Demeure Historique à remettre aux nouveaux adhérents qui la souhaitent – Demander au siège
• Kakémono – Demander au délégué régional
• Matériel de projection (vidéo-projecteur et écran)

 

BUDGET DES DÉLÉGATIONS

A retrouver dans « Frais et dons »

 

IMPUTATION DES DÉPENSES

Pour rappel l’allocation annuelle par région historique est de 1 500 €.

Dans le cas d’une réunion régionale Grande Région, l’ensemble des frais sera imputé, à part égale, aux 2 ou 3 régions historiques composant la Grande Région.

Dans le cas d’une réunion départementale, les frais seront imputés à la Région Historique correspondant. Ils ne peuvent être engagés qu’après l’accord du délégué régional concerné.